Блог iDirector.pro — CRM для автосервисов

#9 Как оптимизировать закупку запчастей (цены, логистика, склад) для автосервиса?

🚨 Проблема: всё есть, но ничего нет

В автосервисах бывает парадокс.
Ты вроде тратишь по 300–500 тысяч в месяц на запчасти.
Склад — полный.
А клиенту всё равно: “Извините, этой детали нет, подождите завтра”.
Где логика? А её нет.
Потому что закупка без системы превращает склад в чёрную дыру для прибыли.

🔍 Где прячутся деньги?

  • ❄️ В залежавшихся деталях, которые “потом, может, пригодятся”
  • 😵 В трёх одинаковых лямбда-зондах, купленных в спешке под одного клиента
  • 🪓 В поставщиках, у которых “вроде дешевле”, но доставка — два дня и 300 рублей
  • 🧩 В ошибках — когда заказывают не тот артикул, не тот размер, не тот привод

💡 Что я бы сделала на месте владельца СТО:

Шаг 1. Провела ревизию склада.
Не глобальную, а честную. Что реально используется? Что лежит больше 2 месяцев? Что — вообще без движения?
Шаг 2. Сделала топ-50 самых нужных запчастей.
ТО, ходовка, расходники — то, что используется стабильно. По этим позициям держать хотя бы минимальный остаток.
Шаг 3. Разобралась с поставщиками.
Не только цена! Смотрим:
  • скорость доставки (если клиент ждёт — важна каждая минута)
  • возвраты (а если деталь не подошла?)
  • ассортимент (можно ли заказать “всё сразу”, а не 3 поставки на 1 машину?)
Шаг 4. Настроила учёт.
В Google Таблицах, CRM, на бумажках — не важно. Главное, чтобы:
  • было видно, что есть и чего нет;
  • было видно, что списалось;
  • не было “сюрпризов”.
Шаг 5. Начала закупать по данным, а не “на всякий случай”.
Если что-то заказывают 1 раз в 2 месяца — зачем держать его всегда на складе?

📉 Где теряются деньги без системы:

  • Переизбыток на складе → замороженные оборотные средства
  • Срочные закупки → переплата + клиент ждёт + простой поста
  • Неучтённые остатки → заказывают то, что уже есть
  • Хаос → мастер ищет, не находит, заказывает снова → лишние детали

📈 Что делают “умные СТО” (я прям вдохновилась!):

  • Ведут ABC-анализ (что используется часто — держим, что редко — под заказ)
  • Настраивают автоматические заявки поставщику (если позиция опускается ниже минимума)
  • Сегментируют поставщиков: “срочные”, “дешёвые”, “экзотика”
  • Используют штрихкоды и сканеры — серьёзно, это не только для маркетплейсов

📚 Где черпать идеи:

  • Кейсы от CRM для СТО (например, AutoSoft, RemOnline)
  • Блоги поставщиков (тот же Exist, ПартКом — у них есть статьи о логистике)
  • YouTube: “оптимизация склада СТО” — много откровенно полезного

🤷‍♀️ Мой редакторский рефлекс:

Я раньше думала, что “закупка” — это просто звонок: “Алло, нам тормозные колодки, срочно!”. А теперь вижу, что это целая наука.
И да, за каждой не той деталью, купленной “на всякий случай”, стоит не просто коробка на полке, а:
  • минус 3 000 ₽ в кассе,
  • минус 2 часа работы,
  • минус 1 клиент, который не дождался.
Так что закупки — это не рутинка. Это реальный рычаг управления прибылью. И порядком. И нервами.

🧠 Вопрос к знатокам!

Как вы наладили закупки в своём СТО? Есть ли “золотой поставщик”? Как храните остатки, как списываете? Что сработало лучше всего — пишите, пожалуйста. Нам, начинающим, это сокровище 🙏